3 مرحله مهم برنامه‌ ریزی که معمولاً آنها را نادیده می گیریم

برای یک فرد معمولی، عمل برنامه‌ریزی شامل لیستی از اقدامات می‌شود. اگر چند باری این کار را کرده باشید، آنقدر آگاه هستید که اسامی و تاریخ‌های مربوط به هر اقدام‌ را یادداشت کنید. با داشتن لیستی خوب و جامع، آماده پیشروی خواهید بود.

اگر بهتان بگویم که ایجاد این لیست اولین قدم برنامه‌ریزی نیست، بلکه سومین قدم است چه؟ اگر بدین شکل شروع کرده‌اید، دو مرحله مهم را از قلم انداخته‌اید.

و اگر بهتان بگویم که این پیشروی به جلو پس از کامل کردن برنامه‌ریزی‌ بدین معنیست که مرحله چهارم را نیز از قلم انداخته‌اید چه؟

از قلم انداختن سه مرحله از چهار مرحله برنامه‌ریزی نه تنها بسیار رایج است بلکه عادت بسیار بدی است. برنامه خود را برای موفقیتی بزرگتر ترسیم کنید. در ادامه مطلب با اسکیل ما همراه باشید.

_____________________________________________________________________________________________

مطالب مرتبط : وقتی همۀ کارها در صدر اولویت هستند، چگونه منابع را تخصیص دهیم؟

_____________________________________________________________________________________________

1. مقصد

قصد دارید به چه چیز دست بیابید؟

به هنگام برنامه‌ریزی، پیش از آنکه راجع به اینکه به چه چیز دست خواهید یافت روشن نشده‌اید، خودتان را اسیر بحث راجع به اقدامات یا به اجرا درآوردن آنها نکنید.

· موفقیت به چه شکل است؟

· سعی در حل چه مشکلاتی داریم؟

· به هنگام اتمام آن چه چیزی تغییر خواهد کرد؟

پیش از انکه تلاش کنید کوتاه‌ترین راه ممکن را هموار کنید، هدف، مقصد، نتیجه‌ روشنی – یا هر چه که آن را می‌نامید -- ایجاد کنید. بقول دیالوگی در داستان آلیس در سرزمین عجایب " وقتی نمی دانی به کجا خواهی رفت دیگر مهم نیست از چه راهی بروی"

پیش از آنکه جایی را رزرو کنید و چمدان خود را برای سفر ببندید، باید مقصدی را انتخاب کنید. در غیر اینصورت همه چیز به هم می‌ریزد. ممکن است ببینید که به یکی از سواحل سفر کرده‌اید و با این حال بوت و لوازم اسکی به همراه دارید.

این مسأله در مورد تمامی برنامه‌ریزی‌ها صدق می‌کند. فرض کنید که قرار است محصول جدیدی عرضه کنید. آیا هدف این است که به بازارهای جدید دست پیدا کنید، قیمت جدیدی برای بازارهای موجود تعیین کنید یا کارایی محصولات موجود را مورد بحث قرار دهید تا بتوانید درآمد را در ازای هر مشتری افزایش دهید؟ این‌ها مقاصد متفاوتی هستند و انتخاب شما بر هر چیزی تأثیرگذار خواهد بود، از کارایی محصول گرفته تا قیمت و بازاریابی و چگونگی سنجیدن موفقیت و غیره. پیش از هرگونه برنامه‌ریزی دقیق، مشخص کنید که موفقیت به چه شکل خواهد بود.

_____________________________________________________________________________________________

مطالب مرتبط : مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور

_____________________________________________________________________________________________

 2. استراتژی

وقتی مقصد را شناسایی کردید، باید ابعاد مختلف پروژه را بررسی کنید. این ابعاد تمامی اجزایی هستند که باید راجع به آنها بیندیشید. می‌توانید آنها را به عنوان زیرمجموعه‌ پروژه یا مقاصد میانی در نظر بگیرید. نکته این است که اطمینان حاصل کنید که جزئیات مهم را فراموش نکنید.

برای مثال، به هنگام عرضه محصول جدید، استراتژی‌تان می‌تواند شامل ارزیابی بازار، عرضه نمونه اولیه، شناسایی کانال‌های فروش جدید، استخدام افراد مشهور و نامدار، و افزایش ظرفیت باشد. اگر سیستم ERP جدید (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) نصب کردید، ابعادی نظیر نوشتن دستورالعمل‌ها، آموزش کاربرها، انتقال داده‌ها، یا سهام تضمین شده را از یاد نبرید.

اولین باری که نرم‌افزاری سفارشی برای کامپیوترهای شخصی در شرکتی تازه تأسیس توسعه می‌دادم را به خاطر دارم. دو بعد را به کل فراموش کردم. فکر می‌کردم کار را تمام کرده‌ام اما رئیسم سراغ نصب اسکریپت و دستورالعمل آموزشی را گرفت. من نرم‌افزارهای زیادی نوشته‌ام، اما پیش از این هیچگاه نگران هیچ یک از این موارد نشده بودم. هدف این استراتژی این است که تمامی ابعاد مختلف را یا زیر مجموعه‌های پروژه را شناسایی کنید تا هیچ نتیجه‌ای به طور ناخواسته حذف نشود.

به هنگام توسعه یک استراتژی خوب، می‌توانید از مقصد به عقب بازگردید، اهداف را بررسی کنید، و رویکردهای متفاوت را پیش از اینکه در مراحل دقیق‌تر قرار گیرند مورد بحث قرار دهید. این کار شما را قادر می‌سازد تا مراحل اضافی را حذف کرده و اطمینان حاصل کنید که هیچ چیز مهمی از قلم نیفتاده است.

_____________________________________________________________________________________________

مطالب مرتبط : شش اصل برنامه ریزی استراتژی در یک شرکت کوچک

_____________________________________________________________________________________________

3. اقدام

سومین قدم شناسایی کارهاییست که باید تکمیل شوند. این مرحله‌ایست که همگی با آن آشنا هستند به همین خاطر زمان زیادی را صرف آن نمی‌کنم. کافیست بدانید:

· چه چیز

· چه کسی

· چه زمانی

· چگونه

· به چه خوبی

اشتباه رایج در اینجا این است که در قسمت "چه چیز" و "چه کسی" متوقف می‌شویم. به "چه زمانی" بپردازید تا اولویت‌ها، منابع، نتیجه، و مسائل وابسته به آن مشخص شوند تا اولین قدم را بردارید. به "چگونه" و "به چه خوبی" هم توجه کنید، مگر اینکه روش کار برایتان اهمیتی نداشته باشد یا لوازمی پوشیده از طلا و چیزهای گران قیمت داشته باشید.

_____________________________________________________________________________________________

مطالب مرتبط : معرفی و نقد روش زنجیره بحرانی

_____________________________________________________________________________________________

4. هشدارها

وقتی احساس کردید که برنامه‌تان آماده به اجرا درآمدن است، آخرین مرحله را فراموش نکنید که همان به دنبال نشانه‌های هشدار گشتن است. این سوال مهم را بپرسید: چه چیزی ممکن درست پیش نرود؟

بیشتر برنامه‌ها با شکست روبرو می‌شوند و دلایل این شکست‌ها معمولاً چندان دور از ذهن هم نیستند. مشکل اینجاست که افراد کمی مکث می‌کنند تا از خود بپرسند که چه چیزی ممکن است درست پیش نرود. همانطور که به یک راننده با رانندگی نامناسب اجازه عبور می‌دهید، باید در رابطه با برنامه‌هایتان نیز محتاط عمل کنید. باید احتمال رویارویی با مشکلات را کاهش دهید (اقدام پیشگیرانه) و خودتان را برای این احتمال آماده کنید که برخلاف تمام تلاش شما برای اجتناب از آنها مشکلات رخ خواهند داد (اقدام احتمالی).

ابتدا، مشکلات بالقوه را شناسایی کنید. در اینجا کمی خلاقیت به خرج داده و به این فکر کنید که چه چیزی ممکن است درست پیش نرود. وقتی که لیستی تهیه کردید، هر کدام را با توجه به احتمال و اهمیت آن ارزیابی کنید.

هرگونه مشکل بالقوه‌ای که مهم یا احتمالی نیست را نادیده بگیرید. همچنین مشکلاتی که زیاد جدی نیستند، حتی اگر احتمالشان هست را نادیده بگیرید.  با این حال، مشکلات جدی نیازمند توجه بیشتری هستند. مشکلات احتمالی و جدی نیازمند بیشترین توجه هستند. سوالاتی که باید بپرسید:

1. می‌توانیم این ریسک را از بین برده، به حداقل برسانیم یا با آن زندگی کنیم؟ اگر چنین است، باید چه کار کنیم؟

2. اگر علیرغم تلاش‌‌ها برای از بین بردن یا حداقل رساندن اثر یا احتمال آن، این مشکل رخ دهد، چگونه باید برای آن آمادگی پیدا کنیم؟ برای کاهش آسیب احتمالی باید چه کنیم؟

شماره 1 اقدامات پیشگیرانه و شماره 2 اقدامات احتمالی را نشان می‌دهد.

مشکلات رخ می‌دهند. افرادی که با روند کار آشنا هستند مشکلات را پیش‌بینی کرده و از آنها جلوگیری می‌کنند. آنها که این مرحله را نادیده می‌گیرند بارها و بارها زمین می‌خورند.

و البته، کسانی هم هستند که لیست بسیار خوبی از مشکلات بالقوه تهیه می‌کنند، اقدامات پیشگیرانه و احتمالی خیلی خوبی را توسعه بخشیده و سپس آن را به مرحله اجرا درمی‌آورند. حداقل یکی از 100 شرکت خوش اقبال این مسأله را پیش من اعتراف کرده‌اند، هرچند با شرمساری همراه بوده است. مطمئن هستم که تنها آنها چنین وضعی ندارند! برنامه خود را از همان ابتدا با نظم بچینید و احتمال به موفقیت رسیدنتان بیشتر خواهد شد.  

با عضویت در کانال تلگرام اسکیل ما،  آخرین مقالات سایت را دنبال نمایید.

منبع: https://www.forbes.com

بازنشر و استفاده از مقالات اسکیل ما، به هر شکلی تنها با ذکر نام "اسکیل ما" در بخش منابع و ارائه هایپرلینک مجاز می باشد.